Văn phòng không gian mở: Hứa hẹn sự hợp tác, nhưng chỉ mang lại xao nhãng

Các dữ liệu phản bác mô hình văn phòng mở không phải là mới, nhưng ngày càng khiến các lãnh đạo doanh nghiệp khó có thể phớt lờ. Một trong những nghiên cứu mang tính quyết định nhất được thực hiện bởi các nhà nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Harvard vào năm 2018. Bằng cách theo dõi hành vi của nhân viên tại một công ty trong danh sách Fortune 500 đang chuyển sang mô hình không gian mở, họ đã có một phát hiện đáng kinh ngạc. Thay vì tăng cường làm việc nhóm, môi trường mới lại khiến các tương tác trực tiếp giảm mạnh khoảng 70%. Thay vào đó, các hình thức giao tiếp điện tử như email và tin nhắn nhanh lại tăng vọt. Khi không còn sự riêng tư, các nhân viên lui về 'vỏ bọc' kỹ thuật số, tạo ra những bức tường ảo để thay thế cho những bức tường vật lý đã bị dỡ bỏ. Phát hiện này không phải là một ngoại lệ; nó xác nhận những gì các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra từ lâu. Các nghiên cứu từ đầu những năm 2000 đã liên tục chỉ ra mối liên hệ giữa không gian mở với việc tăng gánh nặng nhận thức, mức độ căng thẳng cao hơn và sự sụt giảm đáng kể về mức độ hài lòng của nhân viên.

Vậy, nếu bằng chứng về sự thất bại của nó đã quá thuyết phục, tại sao văn phòng không gian mở vẫn tồn tại? Động lực chính không phải là sự hợp tác, mà là chi phí. Bố cục mở cho phép các công ty xếp nhiều nhân viên hơn vào một không gian nhỏ hơn, giúp giảm đáng kể chi phí bất động sản. Đây thường là khoản chi phí lớn thứ hai của công ty sau lương. Động lực tài chính này rất mạnh mẽ. Một người quản lý có thể nhìn khắp một sàn làm việc nhộn nhịp và thấy một lực lượng lao động đông đúc, tiết kiệm chi phí. Hình ảnh này củng cố nhận thức về năng suất, ngay cả khi thực tế là các nhân viên đang phải vật lộn để tập trung giữa những lần gián đoạn liên tục. Thiết kế này cũng trở thành một biểu tượng mạnh mẽ cho văn hóa doanh nghiệp tiến bộ, một xu hướng thẩm mỹ được vay mượn từ các công ty khởi nghiệp công nghệ ở Thung lũng Silicon. Nó trông hiện đại, minh bạch và bình đẳng, tạo ra một công cụ tiếp thị mạnh mẽ để thu hút nhân tài, bất kể ảnh hưởng của nó đến công việc hàng ngày.

Hậu quả của triết lý thiết kế này không chỉ dừng lại ở sự phiền toái đơn thuần. Tác động lên năng suất là rất lớn. Nghiên cứu về tâm lý học nhận thức cho thấy trung bình một người mất hơn 20 phút để hoàn toàn lấy lại sự tập trung sau một lần bị gián đoạn. Trong một văn phòng mở điển hình, nơi các cuộc trò chuyện, cuộc gọi điện thoại và sự di chuyển diễn ra liên tục, công việc đòi hỏi sự tập trung sâu gần như là không thể. Điều này dẫn đến tình trạng được gọi là 'chuyển đổi ngữ cảnh', một quá trình gây mệt mỏi về mặt tinh thần, làm cạn kiệt năng lượng và dẫn đến nhiều sai sót hơn. Những ảnh hưởng về sức khỏe cũng rất đáng kể. Một nghiên cứu năm 2014 của Đại học Sydney cho thấy những người làm việc trong văn phòng không gian mở không có phòng riêng báo cáo mức độ căng thẳng cao hơn và sức khỏe tổng thể kém hơn. Hơn nữa, dữ liệu y tế công cộng đã chỉ ra rằng nhân viên trong các văn phòng mở nghỉ ốm nhiều ngày hơn đáng kể, vì việc thiếu các rào cản vật lý tạo điều kiện cho vi trùng lây lan nhanh chóng.

Khi các công ty đang tìm cách quay trở lại văn phòng sau đại dịch, đây là một cơ hội đặc biệt để sửa chữa sai lầm kéo dài hàng thập kỷ này. Giải pháp không nhất thiết là quay trở lại hoàn toàn với những dãy 'hộp' văn phòng biệt lập của quá khứ. Thay vào đó, một phương pháp tiếp cận tinh tế hơn được gọi là 'làm việc dựa trên hoạt động' đang ngày càng phổ biến. Mô hình này cung cấp cho nhân viên nhiều không gian khác nhau phù hợp với các nhiệm vụ khác nhau: khu vực yên tĩnh để làm việc tập trung, các 'kén' riêng tư cho các cuộc gọi bảo mật, sảnh chờ thoải mái để trao đổi ý tưởng không chính thức, và các phòng họp truyền thống cho các cuộc họp trang trọng. Điều này cho phép nhân viên lựa chọn môi trường phù hợp nhất với nhu cầu của họ tại bất kỳ thời điểm nào, kết hợp giữa sự tự chủ và sự hợp tác có chủ đích. Nó xem văn phòng không phải là một không gian bắt buộc phải có mặt, mà là một công cụ được sử dụng một cách chiến lược.

Cuối cùng, di sản lâu dài của văn phòng không gian mở là một bài học cảnh tỉnh về việc ưu tiên chi phí và thẩm mỹ hơn là tâm lý con người và năng suất thực sự. Đó là một ý tưởng nghe có vẻ hay trên giấy tờ và trông đẹp mắt trên các tạp chí kiến trúc, nhưng nó đã thất bại trong bài kiểm tra cơ bản về cách con người thực sự làm việc. Tương lai của văn phòng không nằm ở những không gian mở rộng lớn, mà ở những thiết kế linh hoạt, lấy con người làm trung tâm, mang lại sự cân bằng giữa riêng tư và cộng đồng. Bằng cách cuối cùng thừa nhận sự khác biệt lớn giữa lời hứa của văn phòng mở và thực tế đầy xao nhãng của nó, các doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng những không gian làm việc thúc đẩy sự đổi mới thực sự và tôn trọng sự tập trung sâu cần thiết để đạt được điều đó.