Tuần làm 4 ngày: Nghe có vẻ lạ, nhưng bằng chứng lại nói khác

Điều đó không có nghĩa là mọi nơi làm việc đều có thể đóng cửa vào thứ Sáu. Bệnh viện, nhà máy, hệ thống giao thông, chuỗi bán lẻ và các dịch vụ khẩn cấp đều phải đối mặt với những giới hạn thực tế. Tuy nhiên, kết luận cốt lõi từ nhiều năm thử nghiệm giờ đây khó bác bỏ hơn một thập kỷ trước: khi công việc được thiết kế lại một cách hợp lý, tuần làm việc ngắn hơn có thể bảo toàn năng suất trong khi cải thiện sức khỏe, tỷ lệ giữ chân nhân viên và tinh thần làm việc. Cuộc tranh luận không còn là liệu ý tưởng này có nghiêm túc hay không. Vấn đề là nó hiệu quả ở đâu, tại sao nó hiệu quả, và điều đó nói lên gì về cách các nền kinh tế hiện đại đo lường năng suất.

Một trong những thử nghiệm nổi tiếng nhất gần đây diễn ra tại Vương quốc Anh vào năm 2022, khi 61 công ty tham gia vào một chương trình thử nghiệm kéo dài sáu tháng do các nhà nghiên cứu từ Đại học Cambridge, Đại học Boston và tổ chức nghiên cứu Autonomy điều phối. Hầu hết các công ty này cho biết họ dự định sẽ tiếp tục sau khi chương trình kết thúc, và nhiều công ty nói rằng doanh thu nhìn chung vẫn ổn định trong thời gian thử nghiệm. Người lao động báo cáo rằng họ ít căng thẳng hơn, bớt kiệt sức hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc đã giảm. Số ngày nghỉ ốm cũng giảm theo. Những kết quả này không chứng minh rằng mọi doanh nghiệp đều có thể chuyển đổi ngay lập tức, nhưng chúng đã làm suy yếu lập luận rằng ít giờ làm hơn đồng nghĩa với năng suất thấp hơn.

Các quốc gia khác cũng đã cho thấy những tín hiệu tương tự. Các cuộc thử nghiệm quy mô lớn trong khu vực công của Iceland, được thực hiện từ năm 2015 đến 2019 và sau đó được phân tích bởi tổ chức nghiên cứu Autonomy và Hiệp hội vì sự Bền vững và Dân chủ, đã phát hiện ra rằng năng suất và chất lượng dịch vụ được duy trì hoặc cải thiện ở nhiều nơi làm việc sau khi giảm giờ làm. Các nghiên cứu này đã thu hút sự chú ý toàn cầu vì chúng bao gồm những công việc công bình thường, chứ không chỉ các startup thời thượng. Tại Nhật Bản, Microsoft đã báo cáo vào năm 2019 rằng một chương trình thử nghiệm 4 ngày đã làm tăng năng suất, được đo bằng doanh số trên mỗi nhân viên, đồng thời cũng cắt giảm việc sử dụng điện và các cuộc họp. Các ví dụ có thể khác nhau, nhưng chúng đều chỉ về cùng một hướng: nhiều nơi làm việc có đầy những khoảng thời gian trông có vẻ bận rộn nhưng không thực sự hữu ích.

Đó là câu chuyện ẩn sau cuộc tranh luận này. Tuần làm việc 4 ngày thường hiệu quả không phải vì mọi người đột nhiên trở thành siêu nhân, mà vì các công ty buộc phải đối mặt với sự lãng phí. Các cuộc họp trở nên ngắn hơn. Quy trình trở nên gọn gàng hơn. Các nhà quản lý đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn. Người lao động bảo vệ thời gian tập trung của mình. Văn hóa email được cắt giảm. Ở nhiều văn phòng, cấu trúc năm ngày truyền thống che giấu sự yếu kém trong tổ chức. Một tuần làm việc ngắn hơn sẽ phơi bày điều đó.

Nghiên cứu về năng suất từ lâu đã chỉ ra rằng số giờ làm việc và giá trị tạo ra không phải là một. Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) đã nhiều lần cho thấy rằng các quốc gia có số giờ làm việc dài hơn không nhất thiết tạo ra nhiều sản phẩm hơn mỗi giờ. Trong một số trường hợp, họ còn tạo ra ít hơn. Sự mệt mỏi, mất tập trung và kế hoạch kém làm xói mòn năng suất. Các nhà kinh tế và nhà nghiên cứu lao động cũng đã ghi nhận quy luật hiệu suất giảm dần: sau một thời điểm nhất định, dành nhiều thời gian hơn cho công việc sẽ dẫn đến lợi ích nhỏ hơn và nhiều sai lầm hơn. Điều này dễ thấy trong các lĩnh vực mà người lao động mệt mỏi có thể gây nguy hiểm. Nó cũng quan trọng trong môi trường văn phòng, mặc dù thiệt hại lại âm thầm hơn. Nó thể hiện qua các sai sót, sự chậm trễ, sự thiếu gắn kết và tỷ lệ nghỉ việc cao.

Lập luận mạnh mẽ nhất cho tuần làm việc ngắn hơn có thể không nằm ở ý thức hệ mà là ở sức khỏe. Kiệt sức không phải là một lời phàn nàn của số ít. Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã chính thức công nhận kiệt sức là một hiện tượng nghề nghiệp, và các cuộc khảo sát trên khắp châu Âu và Bắc Mỹ đã cho thấy mức độ căng thẳng, mệt mỏi và thiếu gắn kết cao trong giới lao động. Trong và sau đại dịch, nhiều nhân viên đã đánh giá lại sự đánh đổi giữa công việc và phần còn lại của cuộc sống. Các bậc cha mẹ, người chăm sóc gia đình và người lao động trẻ tuổi đặc biệt có xu hướng nói rằng họ muốn kiểm soát thời gian nhiều hơn, chứ không chỉ là thêm tiền. Sự thay đổi đó đã không biến mất. Nó đã trở thành một phần của thị trường lao động.

Các hệ quả còn vượt ra ngoài tâm trạng cá nhân. Khi mọi người không có thời gian dư dả trong tuần, gia đình phải gánh chịu chi phí. Công việc chăm sóc bị dồn vào buổi tối. Các cuộc hẹn với bác sĩ bị trì hoãn. Giấc ngủ bị ảnh hưởng. Cộng đồng mất đi thời gian tình nguyện. Các nhà tuyển dụng sau đó phải trả giá bằng tình trạng nhân viên vắng mặt và nghỉ việc. Tại Hoa Kỳ, Gallup và các nhà nghiên cứu về nơi làm việc khác đã nhiều lần chỉ ra mối liên hệ giữa sự thiếu gắn kết và kiệt sức của nhân viên với năng suất thấp hơn và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn. Tuyển người thay thế rất tốn kém. Đào tạo nhân viên mới mất thời gian. Một công ty khăng khăng bám vào việc làm nhiều giờ để chứng tỏ sự nghiêm túc có thể cuối cùng lại tự làm suy yếu chính mình.

Cũng có một câu hỏi về sự công bằng. Quá nhiều cuộc thảo luận công khai cho rằng tương lai của công việc được viết nên bởi các công ty văn phòng. Tuy nhiên, một bài học từ các chương trình thử nghiệm nghiêm túc là tuần làm việc ngắn hơn không chỉ dành cho những nhân viên làm việc với máy tính ở nhà vào thứ Sáu. Một số tổ chức đã sử dụng lịch làm việc xen kẽ, các nhóm luân phiên, hoặc ca làm việc ngắn hơn để duy trì hoạt động. Ở một số vùng của Tây Ban Nha và Bỉ, các cuộc thảo luận chính sách và cải cách đã khám phá các mô hình khác nhau thay vì một khuôn mẫu duy nhất. Câu hỏi thực tế không phải là liệu mọi người lao động có thể có cùng một lịch trình hay không. Vấn đề là liệu nhiều người lao động hơn có thể có được thời gian làm việc dễ đoán hơn mà không bị giảm lương hay chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, những rủi ro là có thật. Một tuần làm việc 4 ngày được thiết kế tồi có thể trở thành khối lượng công việc của năm ngày bị nhồi nhét vào bốn ngày căng thẳng hơn. Điều đó có thể làm tăng căng thẳng thay vì giảm nó. Một số nhân viên, đặc biệt là trong các vai trò tiếp xúc với khách hàng, có thể thấy rằng công việc tràn sang cả ngày nghỉ thêm trừ khi các nhà quản lý đặt ra những ranh giới cứng rắn. Những người khác có thể thấy sự khác biệt không công bằng giữa các nhóm. Đây là lý do tại sao các thử nghiệm tốt nhất không chỉ tập trung vào việc giảm giờ làm, mà còn vào việc thay đổi quy trình làm việc và đo lường kết quả một cách trung thực. Nếu các nhà lãnh đạo coi chính sách này như một cách xây dựng thương hiệu thay vì một cuộc cải cách hoạt động, nó sẽ thất bại.

Vậy các chính phủ và nhà tuyển dụng nên làm gì? Đầu tiên, hãy ngừng tranh cãi bằng những khẩu hiệu. Câu hỏi hữu ích không phải là liệu tuần làm việc 4 ngày có hoàn toàn đúng hay sai. Vấn đề là ở đâu thì việc giảm giờ làm cải thiện được kết quả và những điều kiện nào giúp điều đó trở nên khả thi. Các chính phủ có thể hỗ trợ nhiều hơn các thử nghiệm theo từng lĩnh vực cụ thể và thu thập dữ liệu tốt hơn về năng suất, sức khỏe, tỷ lệ giữ chân nhân viên và chất lượng dịch vụ. Các nhà tuyển dụng có thể thử nghiệm các chương trình thí điểm nhỏ hơn, cho nhân viên tham gia vào việc thiết kế lại công việc, và theo dõi sản lượng thực tế thay vì thời gian trực tuyến. Các công đoàn và nhóm người lao động có thể giúp đảm bảo rằng những lợi ích này không đến từ việc tăng tốc độ làm việc một cách ngấm ngầm.

Bài học sâu sắc hơn lại không mấy dễ chịu đối với văn hóa quản lý cũ. Trong nhiều thế hệ, làm việc nhiều giờ đã được xem như một tín hiệu về đạo đức. Nó cho thấy lòng trung thành, tham vọng và tính kỷ luật. Nhưng tín hiệu đó thường gây hiểu lầm. Một người ngồi tại bàn làm việc trong mười giờ có thể kém năng suất hơn một người làm việc tập trung trong bảy giờ. Một hệ thống tưởng thưởng cho sự mệt mỏi có thể nhìn thấy được có thể biến sự kém hiệu quả thành một đức tính tốt.

Đó là lý do tại sao tuần làm việc 4 ngày có ý nghĩa vượt ra ngoài việc sắp xếp lịch trình. Nó đặt ra một câu hỏi cơ bản về mục đích của công việc. Nếu mục đích của một nền kinh tế chỉ là tối đa hóa thời gian lao động, thì tuần làm việc ngắn hơn sẽ luôn trông đáng ngờ. Nhưng nếu mục đích là tạo ra giá trị đồng thời cho phép mọi người có một cuộc sống đáng sống, thì lập luận này trở nên khó bỏ qua hơn. Bằng chứng cho đến nay không nói rằng mọi nơi làm việc nên chuyển đổi ngay ngày mai. Nó nói lên một điều quan trọng hơn: tuần làm việc năm ngày không phải là quy luật của tự nhiên. Đó là một sự lựa chọn, và một số chi phí của nó không còn dễ để bảo vệ nữa.