ओपन-प्लान ऑफ़िस: वादा था सहयोग बढ़ाने का, लेकिन मिला सिर्फ़ ध्यान का भटकाव

ओपन-ऑफ़िस मॉडल को चुनौती देने वाले आँकड़े नए नहीं हैं, लेकिन अब कॉर्पोरेट लीडर्स के लिए इन्हें नज़रअंदाज़ करना मुश्किल होता जा रहा है। सबसे निर्णायक अध्ययनों में से एक 2018 में हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के शोधकर्ताओं ने किया था। उन्होंने एक फॉर्च्यून 500 कंपनी के कर्मचारियों के व्यवहार पर नज़र रखी, जो ओपन-प्लान ऑफ़िस में शिफ़्ट हो रही थी। इस दौरान उन्होंने एक चौंकाने वाली खोज की। टीम वर्क बढ़ने के बजाय, नए माहौल में आमने-सामने की बातचीत में लगभग 70% की भारी गिरावट आई। इसकी जगह, ईमेल और इंस्टेंट मैसेजिंग जैसे इलेक्ट्रॉनिक संचार में तेज़ी से बढ़ोतरी हुई। प्राइवेसी (निजता) छिन जाने पर कर्मचारी एक डिजिटल दायरे में सिमट गए। उन्होंने हटाई गई असली दीवारों की जगह वर्चुअल दीवारें खड़ी कर लीं। यह कोई अनोखा नतीजा नहीं था; इसने वही साबित किया जो पहले के शोध लंबे समय से कह रहे थे। 2000 के दशक की शुरुआत के अध्ययनों में भी ओपन-प्लान लेआउट को लगातार बढ़े हुए मानसिक बोझ, तनाव के ऊंचे स्तर और कर्मचारियों की संतुष्टि में भारी कमी से जोड़ा गया है।

तो सवाल यह है कि अगर इसके नाकाम होने के इतने पुख्ता सबूत हैं, तो ओपन-प्लान ऑफ़िस का चलन अब भी क्यों बना हुआ है? इसका मुख्य कारण सहयोग नहीं, बल्कि लागत है। ओपन लेआउट की वजह से कंपनियाँ कम जगह में ज़्यादा कर्मचारियों को बिठा पाती हैं। इससे रियल एस्टेट का खर्च बहुत कम हो जाता है, जो अक्सर कर्मचारियों के वेतन के बाद कंपनी का दूसरा सबसे बड़ा खर्च होता है। यह एक बड़ा आर्थिक फ़ायदा है। एक मैनेजर जब पूरे फ़्लोर पर नज़र डालता है, तो उसे कम लागत में काम करने वाली एक बड़ी टीम दिखती है। यह नज़ारा उत्पादकता का एहसास कराता है, भले ही हकीकत यह हो कि कर्मचारी लगातार होने वाली रुकावटों के बीच ध्यान लगाने के लिए संघर्ष कर रहे हों। यह डिज़ाइन एक प्रगतिशील कॉर्पोरेट कल्चर का एक मज़बूत प्रतीक भी बन गया। यह एक ऐसा ट्रेंड था जो सिलिकॉन वैली के टेक स्टार्टअप से लिया गया था। यह देखने में आधुनिक, पारदर्शी और बराबरी वाला लगता था। इससे यह टैलेंट को आकर्षित करने का एक शक्तिशाली मार्केटिंग टूल बन गया, भले ही इसका रोज़मर्रा के काम पर कोई भी असर पड़ता हो।

इस डिज़ाइन के परिणाम सिर्फ़ मामूली झुंझलाहट से कहीं ज़्यादा गहरे हैं। उत्पादकता पर इसका बहुत बड़ा असर पड़ता है। संज्ञानात्मक मनोविज्ञान पर हुए शोध से पता चलता है कि किसी एक रुकावट के बाद पूरी तरह से ध्यान वापस लाने में औसतन 20 मिनट से ज़्यादा का समय लगता है। एक आम ओपन ऑफ़िस में, जहाँ लगातार बातचीत, फ़ोन कॉल्स और लोगों की आवाजाही होती रहती है, वहाँ गहराई से ध्यान लगाकर काम करना लगभग नामुमकिन हो जाता है। इसके कारण "कॉन्टेक्स्ट स्विचिंग" होती है। यह एक मानसिक रूप से थका देने वाली प्रक्रिया है, जो ऊर्जा खत्म कर देती है और गलतियों की आशंका बढ़ाती है। सेहत पर भी इसके गंभीर परिणाम होते हैं। सिडनी विश्वविद्यालय के 2014 के एक अध्ययन में पाया गया कि बिना प्राइवेट कमरों वाले ओपन-प्लान ऑफ़िस में काम करने वाले कर्मचारियों ने ज़्यादा तनाव और कमतर सेहत की शिकायत की। इसके अलावा, सार्वजनिक स्वास्थ्य के आँकड़ों से यह भी पता चला है कि ओपन ऑफ़िस के कर्मचारी ज़्यादा बीमार पड़ते हैं और ज़्यादा छुट्टियाँ लेते हैं, क्योंकि कोई दीवार न होने से कीटाणु तेज़ी से फैलते हैं।

महामारी के बाद कंपनियाँ जब दफ़्तर लौटने की तैयारी कर रही हैं, तो उनके पास इस दशकों पुरानी गलती को सुधारने का एक अनूठा मौका है। इसका समाधान यह ज़रूरी नहीं है कि पुराने ज़माने के अलग-थलग रखने वाले क्यूबिकल्स में पूरी तरह वापस लौट जाया जाए। इसके बजाय, "एक्टिविटी-बेस्ड वर्किंग" नाम का एक ज़्यादा बेहतर तरीका लोकप्रिय हो रहा है। इस मॉडल में कर्मचारियों को अलग-अलग कामों के लिए कई तरह की जगहें दी जाती हैं: जैसे ध्यान से काम करने के लिए शांत जगह (quiet zones), गोपनीय कॉल्स के लिए प्राइवेट पॉड्स, अनौपचारिक बातचीत के लिए आरामदायक लाउंज और औपचारिक बैठकों के लिए पारंपरिक कॉन्फ्रेंस रूम। इससे कर्मचारियों को यह चुनने की आज़ादी मिलती है कि वे किसी भी समय अपनी ज़रूरत के हिसाब से सबसे अच्छा माहौल चुन सकें। इसमें स्वायत्तता के साथ-साथ सोचे-समझे सहयोग का भी मेल होता है। यह दफ़्तर को एक अनिवार्य जगह की तरह नहीं, बल्कि एक ऐसे साधन के रूप में देखता है जिसका सोच-समझकर इस्तेमाल किया जा सके।

आखिर में, ओपन-प्लान ऑफ़िस की स्थायी विरासत एक चेतावनी भरी कहानी है। यह बताती है कि जब इंसानी मनोविज्ञान और असली उत्पादकता पर लागत और दिखावे को प्राथमिकता दी जाती है, तो क्या होता है। यह एक ऐसा विचार था जो कागज़ों पर और आर्किटेक्चरल मैगज़ीन में बहुत अच्छा लगता था, लेकिन यह इस बुनियादी कसौटी पर खरा नहीं उतर सका कि लोग असल में काम कैसे करते हैं। दफ़्तर का भविष्य पूरी तरह से खुली जगहों में नहीं है, बल्कि यह लचीले और इंसान-केंद्रित डिज़ाइन में है, जो प्राइवेसी और सामूहिकता के बीच संतुलन बनाते हैं। ओपन-ऑफ़िस के वादे और उसकी भटकाव वाली हकीकत के बीच के बड़े अंतर को मानकर ही कंपनियाँ ऐसे वर्कस्पेस बनाना शुरू कर सकती हैं, जो सही मायनों में इनोवेशन को बढ़ावा दें और उसके लिए ज़रूरी गहरे ध्यान का सम्मान करें।