Tại sao tuần làm việc 40 giờ đang âm thầm vắt kiệt năng suất của doanh nghiệp

Bước ngoặt trong việc thấu hiểu thực tế này không đến từ các nhà hoạt động lao động cực đoan, mà từ các nhà kinh tế học truyền thống và các nghiên cứu quy mô lớn của các tổ chức. Khi các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford xem xét mối quan hệ giữa số giờ làm việc và năng suất, họ phát hiện ra rằng sản lượng thực tế giảm mạnh sau giờ làm việc thứ 50 trong tuần. Dữ liệu cho thấy một nhân viên làm việc 70 giờ gần như không tạo ra nhiều thành quả hơn so với người làm việc 55 giờ. Phát hiện học thuật này đã được minh chứng một cách sống động qua một thử nghiệm quy mô lớn tiến hành tại Vương quốc Anh trong suốt năm 2022. Hơn 60 công ty, từ các hãng tài chính đến các nhà hàng địa phương, đã giảm 20% số giờ làm việc của nhân viên mà không hề giảm lương. Kết thúc sáu tháng thử nghiệm, các nhà nghiên cứu từ Đại học Cambridge và Boston College nhận thấy doanh thu của các công ty không hề sụt giảm. Thực tế, doanh thu đã tăng nhẹ trung bình nhỉnh hơn 1%, trong khi tỷ lệ nhân viên nghỉ phép giảm mạnh.

Đây không phải là một hiện tượng cá biệt chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp Anh. Từ năm 2015 đến 2019, chính phủ Iceland đã tiến hành hai thử nghiệm quy mô lớn về việc rút ngắn tuần làm việc, giảm từ 40 giờ xuống còn 35 hoặc 36 giờ đối với hàng ngàn người lao động tại các văn phòng, bệnh viện và trường học. Kết quả cho thấy năng suất tại phần lớn các nơi làm việc vẫn được giữ nguyên hoặc cải thiện rõ rệt. Nhân viên cho biết mức độ căng thẳng và kiệt sức giảm đáng kể, điều này trực tiếp dẫn đến việc ít ngày nghỉ ốm hơn và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn cho các nhà tuyển dụng. Khi thời gian làm việc tại bàn bị giới hạn, người lao động tự nhiên từ bỏ các thói quen kém hiệu quả. Không còn khoảng thời gian dư dả của một tuần 40 giờ, các cuộc họp trở nên ngắn gọn hơn và các công việc hằng ngày được ưu tiên giải quyết với sự khẩn trương cao hơn.

Nguyên nhân sâu xa của nghịch lý này nằm ở đặc điểm sinh học của con người và tâm lý học nơi làm việc. Bộ não con người không phải là một động cơ đốt trong có thể chạy liên tục miễn là được nạp nhiên liệu. Nó là một cơ quan sinh học hoạt động theo các chu kỳ tự nhiên xen kẽ giữa sự tập trung cao độ và sự mệt mỏi tất yếu. Khi các công ty đòi hỏi sự tập trung liên tục trong 8 giờ hoặc hơn mỗi ngày, họ chắc chắn sẽ chuốc lấy sự kiệt quệ về trí óc. Vỏ não trước trán, nơi chịu trách nhiệm ra quyết định và giải quyết các vấn đề phức tạp, đơn giản là không thể duy trì hoạt động ở cường độ cao mà không có những khoảng thời gian nghỉ ngơi đáng kể. Để đối phó với yêu cầu bất khả thi này, nhân viên sẽ tự điều tiết nhịp độ làm việc của mình trong tiềm thức. Hiện tượng này được thể hiện hoàn hảo qua Định luật Parkinson, một ngạn ngữ chỉ ra rằng công việc sẽ tự động kéo dài để lấp đầy khoảng thời gian được giao. Trong một nền văn hóa mà việc rời văn phòng lúc bốn giờ chiều bị xem là thiếu sự tận tâm, nhân viên chắc chắn sẽ kéo dài ba giờ làm việc sâu và tập trung thành tám giờ có mặt một cách hời hợt. Môi trường doanh nghiệp hiện đại, ngập tràn các cuộc họp triền miên và tin nhắn kỹ thuật số liên tục, càng làm phân tán sự tập trung, khiến việc hoàn thành hiệu quả các công việc có giá trị cao trở nên gần như bất khả thi.

Hậu quả của việc phớt lờ những giới hạn sinh học này là sự tàn phá nặng nề về mặt kinh tế. Hiện tượng "đi làm cho có" (presenteeism) – khi nhân viên vẫn đến chỗ làm dù sức khỏe thể chất hoặc tinh thần không đảm bảo, dẫn đến hiệu suất sụt giảm nghiêm trọng – gây thiệt hại cho nền kinh tế toàn cầu nhiều hơn hẳn so với việc nghỉ vắng mặt thực sự. Theo các ước tính lịch sử khi xem xét sức khỏe nơi làm việc, tình trạng căng thẳng mãn tính và sự kiệt quệ đi kèm đã tiêu tốn của nền kinh tế Mỹ hàng trăm tỷ đô la mỗi năm do suy giảm năng suất, chi phí y tế và tỷ lệ thay thế nhân sự. Chỉ riêng tỷ lệ thay thế nhân sự cao đã là một khoản thuế ẩn khổng lồ đối với các doanh nghiệp. Khi một nhân viên kiệt sức xin nghỉ việc, dữ liệu nhân sự luôn cho thấy các công ty phải chi tốn từ một nửa đến gấp đôi mức lương hàng năm của người đó để tuyển dụng, hội nhập và đào tạo một nhân sự thay thế có đủ năng lực. Con số này thậm chí chưa tính đến những kiến thức nền tảng quan trọng của tổ chức bị mất đi khi một nhân viên giàu kinh nghiệm rời bước. Bằng cách áp đặt một lịch trình khắc nghiệt nhân danh hiệu quả tối đa, các tập đoàn đang tự làm "chảy máu" nguồn vốn của mình qua cánh cửa xoay vòng của những nhân tài đang kiệt quệ.

Để đảo ngược xu hướng tai hại này đòi hỏi một sự thay đổi cấu trúc căn bản trong cách các doanh nghiệp vận hành và đo lường thành công. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải chuyển từ phương pháp quản lý dựa trên giám sát – nơi số giờ làm việc ghi nhận liên tục bị nhầm lẫn với giá trị thực sự được tạo ra – sang các thước đo hiệu suất dựa trên đầu ra. Điều này đồng nghĩa với việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường cho nhân viên và trao cho họ quyền tự chủ để đạt được những mục tiêu đó trong thời gian ngắn hơn. Chuyển sang giao tiếp không đồng bộ, nơi nhân viên không bị bắt buộc phải trả lời ngay lập tức mọi tin nhắn nội bộ, có thể giúp lấy lại ngay hàng giờ đồng hồ bị mất tập trung. Khi các nhà quản lý ngừng yêu cầu phản hồi tức thì, người lao động có thể thực sự hoàn thành các dự án khó nhằn mà họ được trả lương để thực hiện. Hơn nữa, toàn bộ các ngành công nghiệp phải bắt đầu nghiêm túc cân nhắc việc áp dụng rộng rãi tuần làm việc ngắn hơn. Bằng cách giảm vĩnh viễn số giờ làm việc cơ bản, các công ty sẽ thúc đẩy quá trình ưu tiên công việc một cách tự nhiên, loại bỏ những thủ tục hành chính cồng kềnh đang bóp nghẹt các lịch trình truyền thống.

Việc thoát khỏi guồng quay 40 giờ một tuần không ngừng nghỉ không còn là một mộng tưởng viển vông nữa. Đó là một chiến lược sống còn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp trong một nền kinh tế tri thức phức tạp. Tiếp tục quản lý lực lượng lao động hiện đại bằng những lịch trình cứng nhắc của các phân xưởng nhà máy thế kỷ 20 là một sự thất bại sâu sắc của tầng lớp lãnh đạo hiện đại. Hiệu suất thực sự không đến từ việc vắt kiệt từng giây phút tỉnh táo của nhân viên để thỏa mãn một chuẩn mực văn hóa đã lỗi thời. Nó đến từ việc nuôi dưỡng các môi trường nơi những trí tuệ sắc bén, tràn đầy năng lượng được trao không gian để giải quyết những vấn đề hóc búa. Cuối cùng, các doanh nghiệp phải thức tỉnh trước một sự thật đơn giản và không thể chối cãi: Nghỉ ngơi không phải là một sự xa xỉ chỉ dành cho những người có năng suất cao, cũng không phải là một phần thưởng hào phóng cho một công việc hoàn thành xuất sắc. Ngay từ đầu, nó đã là điều kiện tiên quyết tuyệt đối, không thể thỏa hiệp để tạo ra những kết quả công việc tuyệt vời.